L’importanza del libro soci digitalizzato per le associazioni

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vantaggi del libro soci digitalizzato - photo by STIL on unsplash.com

Con la firma della Legge delega n.196 del 6 Giugno 2016 e in seguito con la promulgazione del decreto contenente il Codice del terzo settore ha iniziato a prendere lentamente corpo una profonda riforma finalizzata alla definizione puntuale di regole e procedure omogenee che sostituiscano la legislazione precedente. I provvedimenti contenuti all’interno della legge interessano in maniera trasversale tutto il mondo dell’associazionismo e mirano a definire con maggior puntualità i limiti e le forme che gli Enti associativi saranno tenuti a rispettare per non incorrere in sanzioni.

Una delle tematiche più importanti che la riforma si propone di affrontare riguarda il rapporto tra Ente e Stato, da ripensare in virtù di una maggior trasparenza che garantisca adeguatamente l’investimento di fondi statali ed europei. Le declinazioni che questo proposito assumerà potranno essere stabilite soltanto in seguito alla pubblicazione di tutti i decreti attuativi relativi al tema, ma è già possibile individuare alcuni standard a cui le associazioni sono chiamate a uniformarsi.

Oltre all’adeguamento degli statuti, prorogato al 2022 dal Decreto n.77 del 31 Maggio 2021, la riforma impone anche l’obbligatorietà di alcuni libri sociali, come il libro soci, il registro degli associati, le scritture contabili e i libri dedicati alle deliberazioni delle varie adunanze. L’introduzione di queste imposizioni mira a offrire allo Stato alcuni importanti strumenti di controllo dell’attività svolta dall’Ente, nonché una rappresentazione concreta dell’impatto che questa esercita sulla realtà sociale circostante.

Nonostante non vi siano ancora pronunciamenti espliciti che lascino intendere secondo quali norme andranno redatti, è certo che le forme da adottare per la compilazione dei diversi registri risponderanno a delle logiche simili, volte a incentivare la semplificazione burocratica e preservare una coerenza formale dei documenti. Si può ben sperare che anche questi provvedimenti si orientino verso una gestione amministrativa sempre più tech friendly, portando anche le attività del terzo settore a sposare i principi della transizione digitale. Per affrontare nel dettaglio il potenziale di questi cambiamenti abbiamo pensato di trattare separatamente le principali tipologie di associazioni, raccogliendo informazioni e testimonianze di professionisti che si trovano a vivere quotidianamente gli effetti della riforma sulle proprie attività, all’interno di una serie di articoli che usciranno nel corso delle prossime settimane.

Pur richiedendo alcuni interventi importanti, la Riforma del terzo settore offre infatti al mondo dell’associazionismo una grande opportunità di rinnovamento che non dovrebbe in alcun modo passare sotto silenzio. Attuare gli interventi richiesti dalla Legge può contribuire indirettamente a un miglioramento nella gestione delle attività del sodalizio, incrementando conseguentemente l’efficienza dell’Ente e la qualità dei servizi offerti agli associati.

Un esempio dei possibili risvolti virtuosi che questo processo andrà a generare può essere riferito proprio alla gestione digitalizzata del libro soci, che sembra essere una delle eventualità più convenienti per tutte quelle associazioni che si trovano a dover ripensare l’organizzazione dei propri registri senza sapere esattamente secondo quali parametri impostarla. Ma cos’è il libro soci e perché la digitalizzazione di questo documento è così importante?


come digitalizzare i libri sociali - image by freepik.com


Cos’è il libro soci e perché digitalizzarlo

A prescindere dalla sua obbligatorietà, non esiste realtà associativa che possa prescindere dall’esistenza di un libro soci che ne raccolga i dati degli aderenti, permettendo di identificarli come membri, e ne garantisca diritti e doveri. Unico e insostituibile, al suo interno vengono conservate tutte le informazioni relative alla vita istituzionale del gruppo, nonché le trasformazioni che queste subiscono nel corso del tempo. A differenza dell’elenco dei soci che può essere rinnovato ogni anno, questo deve infatti accompagnare il sodalizio per tutta la sua esistenza, ampliandosi man mano che nuovi membri entreranno a farne parte.

La gestione di una tale quantità di dati, per giunta in costante incremento, risulta indubbiamente molto difficile immaginando di utilizzare i supporti cartacei tradizionali, e presta il fianco a numerosi imprevisti, come il deterioramento dovuto al tempo o la possibilità che le informazioni possano subire alterazioni più o meno volontarie. Per eludere questo genere di problematiche in passato si era soliti ricorrere a complesse procedure di vidimazione che possono essere oggi aggirate con il ricorso a una soluzione digitale senza che le garanzie atte a preservarne l’inalterabilità ne risultino compromesse.

Come altri libri sociali obbligatori, anche il libro soci di una associazione può esistere soltanto in formato digitale senza che questo rappresenti una mancanza sul piano legale: si può scegliere di utilizzare anche un semplice foglio di calcolo se lo si desidera, purché questo contenga tutte i dati necessari a identificare in maniera univoca ogni membro dell’associazione e che questi siano conservati in maniera adeguata e non vengano resi pubblici.

Le informazioni che un libro soci deve necessariamente contenere per poter essere definito tale riguardano per lo più l’anagrafica dei soci, e comprendono nome, data di nascita e il codice fiscale. Completano il quadro i recapiti attraverso cui trasmettere eventuali comunicazioni, la data in cui sono entrati a far parte della congregazione, e annotazioni relative ai ruoli svolti, al versamento delle quote associative annuali e alle eventuali dimissioni.


I vantaggi della digitalizzazione del libro soci per la gestione interna

Oltre alla trasparenza che la Riforma si propone di perseguire, il passaggio a una gestione interamente paperless offre grandi vantaggi anche alle stesse associazioni, sia in termini di costi che di efficienza organizzativa. La gestione digitalizzata permette di svolgere qualsiasi pratica limitando al massimo lo spreco di tempo e di risorse: grazie alla presenza di soluzioni in cloud è possibile accedere ai dati in qualsiasi momento e attraverso qualsiasi dispositivo connesso a internet, senza preoccuparsi di dover essere fisicamente presenti in ufficio. Contrariamente a quanto si è abituati a pensare, inoltre, i dati possono godere di livelli di sicurezza decisamente maggiori rispetto a quelli che potevano offrire gli archivi tradizionali, senza richiedere investimenti particolari da parte dell’ente.

Come precedentemente accennato non vi è ancora una formula precisa che definisca la struttura che il libro soci dovrà assumere e anche optando per una versione digital è possibile ricorrere alla soluzione che più si ritiene adatta alle proprie esigenze. Se non si hanno le competenze per strutturare un file capace di contenere tutti i dati richiesti in maniera adeguata, si può fare riferimento a diversi software gestionali presenti sul mercato, sviluppati per offrire questo genere di servizi e adattabili alle specifiche necessità di ogni Ente.

L’utilizzo di prodotti progettati appositamente per questa finalità permette di sfruttare al massimo le opportunità offerte dalla gestione computerizzata delle informazioni. I dati contenuti all’interno del libro sociale non devono essere considerati soltanto come una registrazione fine a se stessa, bensì come elementi indispensabili per una corretta gestione delle pratiche amministrative con cui l’ente si trova ad avere quotidianamente a che fare: avere a disposizione l’indirizzo aggiornato di un membro, ad esempio, può rivelarsi molto importante qualora sia necessario assicurarsi che una comunicazione gli venga recapitata entro un certo termine, e non sia possibile contattarlo altrimenti.

Uno degli aspetti più vantaggiosi del digitale, infatti, è dato proprio dalla possibilità di avere rapido accesso a tutte le informazioni contenute nel registro soci e poter contare su archivio ben organizzato permetterà di gestire la vita associativa in maniera più lineare, facilitando il lavoro dell’amministrazione e garantendo servizi migliori a tutti i partecipanti.

A una maggior prontezza e all’ organizzazione migliore dei dati, indispensabili nello snellimento delle procedure gestionali, si accompagna anche una grande versatilità in termini di forma che potrebbe rivelarsi molto utile nel momento in cui verranno definite precisamente le caratteristiche che il libro dei soci dovrà rispettare: per adeguarsi alle direttive sarà sufficiente aggiornare il software sulla base delle indicazioni riportate.

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